Persediaan Musim Haji Sepanjang Tahun

Ramai rakan di luar sana menyangka bahawa bulan-bulan haji adalah bulan yang sibuk bagi Tabung Haji. Seingat saya berdasarkan sedikit pengalaman pernah berada di kerusi anggota agensi ini serta berpeluang menjadi penyantun Dhuyufurrahman, persiapan menguruskan haji musim baru bermula seawal 2 minggu selepas ketibaan pesawat haji terakhir setiap tahun. Bermulalah persiapan musim haji baru pada tarikh tersebut seperti terkandung dalam Taqwim Pengurusan Haji, iaitu pada bulan Muharam.

Cuba bayangkan, pengurus sebuah syarikat pelancongan membuat persiapan membawa 100 atau 200 ahli rombongan melawat ke luar negara selama seminggu. Sudah tentu perlu membuat persediaan yang teliti dan sebaik-baiknya. Begitulah dengan Tabung Haji yang pasti membawa rombongan lebih besar dan berada di negara luar lebih lama.

Menjadi tanggungjawab Tabung Haji memastikan 31,600 jemaah haji dipersiapkan dengan pelbagai persiapan, untuk dibawa dan berada di luar negara selama 45 hari. Segala undang-undang dan peraturan negara asing perlu dipatuhi dalam menyantuni jemaah haji yang mempunyai pelbagai latar belakang.

Bermula dengan POST-MORTEM HAJI berdasarkan laporan operasi semua unit dan hasil auditan serta indeks CSI jemaah haji. Dapatan post-mortem adalah berupa perancangan melaksanakan  penambahbaikan, pengemaskinian SOP dan penelitian ke atas perkara baru untuk persediaan sepanjang tahun hijrah, sebelum bertemu musim haji yang akan datang.

Bagi memastikan penghayatan HADIR SEBAGAI DHUYUFURRAHMAN, KEMBALI MEMBAWA KEMABRURAN oleh jemaah haji, keberkesanan bimbingan kepada bakal haji perlu mampu menjadikan mereka orang yang berilmu dan mahir pengurusan kendiri. Oleh itu modul, tenaga pembimbing dan kualiti penyampaian perlu diambil peduli oleh pentadbir haji. Ini perlu berlaku sejak dari awal bulan-bulan hijrah. Setiap tahun bakal haji kebanyakannya adalah orang baru yang perlu disantuni.

Sebelum bergelar tetamu Allah, penelitian ke atas ISTITA’AH iaitu KEBENARAN, KESIHATAN, KEWANGAN dan KESELAMATAN perlu diurus melalui sistem pemilihan yang adil dan berintegriti. Tabung Haji perlu akur kepada jumlah jemaah haji yang dibenarkan oleh kerajaan Arab Saudi. Bakal haji perlu sihat kerana kerja haji memerlukan tenaga serta tidak sakit, apatah lagi yang kronik. Program saringan kesihatan ini ada tempoh masa yang perlu dilaksanakan dengan sempurna seperti dalam taqwim. Begitu juga pengambilan vaksin wajib perlu direkodkan seperti peraturan kerajaan Arab Saudi.

Kedudukan kos haji sebenar turut menjadi perkiraan yang teliti dan lama sebelum Wang Belanja Haji (WBH) diputuskan. Apakah perlu WBH ini menyamai kos haji sebenar atau perlu dirasionalisasikan, atau boleh diberi bantuan haji, semuanya perlukan keputusan.

Faktor keselamatan jemaah haji sudah tentu perlu diberi pertimbangan. Arab Saudi juga tidak terlepas dari pergolakan politk serantau, wabak penyakit dan bencana. Perjanjian dengan syarikat penerbangan yang berwibawa, perlu memastikan keberangkatan jemaah haji Malaysia selamat melalui penerbangan catar haji. Semua risiko keselamatan perlu dipertimbang serta mempunyai sistem kawalan yang baik dan berkesan.

PETUGAS IDAMAN menjadi sasaran untuk disediakan bagi menyantuni jemaah haji. Mereka terdiri dari pelbagai agensi, kebanyaknya anggota Tabung Haji dan Kementerian Kesihatan Malaysia. Program persediaan mental, fizikal dan kerohanian kepada petugas dilaksanakan setelah pemilihan petugas selesai. Kefahaman kepada proses kerja menjadi keutamaan kepada petugas sebelum berangkat ke Tanah Suci. Melahirkan Petugas Idaman perlu melalui persiapan yang rapi dalam tempoh tertentu.

Persediaan dokumen perjalanan bakal haji juga adalah persiapan musim haji yang penting. Pengurusan visa haji bukan lagi secara manual, tetapi dilaksanakan melalui sistem online kerajaan Arab Saudi. Tarikh akhir pengurusan visa haji serta dokumen sokongan perlu dipatuhi supaya urusan perjalanan bakal haji tidak terjejas.

Perbincangan perancangan penerbangan catar haji mengambil masa untuk menentukan jumlah pesawat, jadual dan kebenaran mendarat, yang perlu berakhir dengan kelulusan pihak berkuasa. Pergerakan dan dokumentasi pasport sentiasa dikawal supaya bakal haji boleh berangkat pada tarikh dan masa yang dialokasikan.

Syarikat Pengelola Jemaah Haji (PJH) yang diberi lesen membawa jemaah haji perlu dikendalikan dengan betul. Perkhidmatan PJH kepada jemaah haji mesti seperti yang telah dijanjikan. PJH perlu dinilai dari masa kesemasa untuk mengelak dari aduan jemaah terkandas dan perkhidmatan yang tidak memuaskan.

Pengurusan penghantaran logistik tidak terlewat dari masa yang dijadualkan. Ubat-ubatan, keperluan operasi dan petugas perlu sampai ke Arab Saudi pada masanya.

Penginapan jemaah haji di Tanah Suci yang disewa perlu memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. Jemaah haji memerlukan penginapan yang selesa ketika berada di Makkah dan Madinah. Pemberi perkhidmatan di Arab Saudi, khususnya pihak Muassasah Asia Tenggara perlu bersetuju dengan terma perjanjian dan bersedia memberikan kemudahan dan perkhidmatan kepada jemaah haji, termasuk semasa di Masyair.

Hubungan baik dan akrab dengan pihak berkuasa lain di Arab Saudi melalui sesi perbincangan dan perjumpaan yang kerap, menjadi keutamaan dalam persediaan musim haji. Apa lagi untuk bekerja dalam suasana Tabung Haji memahami budaya kerja mereka di sana.

Petugas dari pelbagai agensi di tanah air yang terlibat semasa operasi keberangkatan dan ketibaan jemaah haji di stesen-stesen berlepas, perlu diselaraskan melalui mesyuarat bersama.

Pengurusan maklumat dengan publik, terutama bakal haji perlu dikendalikan dengan efisen supaya masyarakat dan bakal haji perlu tahu perkara yang betul dan reputasi  serta imej Tabung Haji perlu dipelihara.

Pelbagai lagi persediaan sepanjang tahun sebelum memasuki bulan-bulan haji untuk memastikan perjalanan pengurusan haji di tanah air dan Tanah Suci berjalan lancar. Imej pengurusan Tabung Haji yang dilihat tinggi oleh Arab Saudi dan negara luar lain, tidak diabaikan bila memperkatakan persediaan pengurusan haji negara ini. Semuanya dilaksanakan dengan mengharapkan keredhaan Allah, disertai dengan rasa syukor dan sabar.